Política de privacidad

1. Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de los datos personales tratados a través del sitio web y la plataforma ObrAsist, accesible desde el dominio obrasist.com, es:

• Razón social: IA Consulting Corporate S.L.
• NIF/CIF: B88957469
• Domicilio fiscal: Ctra. de Barcelona, 290, 08210 Barberà del Vallès, Barcelona, España.
• Email de contacto: info@obrasist.com
• Email de soporte: soporte@obrasist.com
• Nombre comercial del servicio: ObrAsist

En adelante, el responsable podrá ser referido como “ObrAsist”, “la plataforma”, “el servicio” o “el titular”, según el contexto.

2. Alcance de esta política

Esta política de privacidad regula el tratamiento de datos personales realizado por ObrAsist en relación con el acceso al sitio web, el registro de usuarios, la contratación y uso de la plataforma SaaS, la gestión de suscripciones, comunicaciones, soporte, facturación propia de ObrAsist, funcionalidades de inteligencia artificial, relación con gestorías o partners y cualquier otro tratamiento vinculado al servicio.

Esta política debe leerse conjuntamente con el Aviso legal, la Política de cookies, las Condiciones de servicio, el Contrato de encargo de tratamiento y, en su caso, las condiciones específicas aplicables a gestorías, partners o colaboradores.

3. Roles en protección de datos

En el uso de ObrAsist pueden existir diferentes roles en materia de protección de datos:

• ObrAsist como responsable del tratamiento: respecto de los datos de usuarios registrados, datos de contacto, datos de contratación, suscripción, facturación propia de ObrAsist, soporte, seguridad, comunicaciones comerciales y gestión de la relación con clientes, partners o potenciales clientes.
• Cliente/empresa usuaria como responsable del tratamiento: respecto de los datos personales que introduce en la plataforma sobre sus propios clientes, proveedores, empleados, contactos, representantes, obras, documentos, facturas, gastos o cualquier otra información propia de su actividad.
• ObrAsist como encargado del tratamiento: cuando trata datos personales por cuenta del cliente para prestar el servicio SaaS, alojar información, generar documentos, permitir acceso a usuarios autorizados, realizar copias de seguridad o ejecutar funcionalidades contratadas.
• Gestorías, asesorías o partners: podrán actuar como responsables independientes, encargados del tratamiento, colaboradores autorizados o usuarios con acceso delegado, según la relación concreta que mantengan con la empresa usuaria y con ObrAsist.

Cuando ObrAsist actúe como encargado del tratamiento, el tratamiento se regulará además por el Contrato de encargo de tratamiento.

4. Categorías de datos personales tratados

ObrAsist puede tratar, según el caso, las siguientes categorías de datos:

4.1. Datos de usuarios registrados

• Nombre y apellidos.
• Email de acceso/login.
• Contraseña cifrada o hash de contraseña.
• Empresa a la que pertenece el usuario.
• Rol, permisos y estado de la cuenta.
• Fecha de registro, fecha de último acceso y estado de actividad.
• Consentimientos legales aceptados y fecha de aceptación.

4.2. Datos de empresa

• Nombre comercial o razón social.
• CIF/NIF/NIE.
• Domicilio, población, provincia y código postal.
• Teléfono y email de empresa/facturación.
• Logo de empresa.
• Configuración fiscal, series, impuestos, formas de pago y preferencias documentales.
• Datos vinculados a suscripción, plan contratado, estado de cuenta y periodo de prueba.

4.3. Datos de clientes y proveedores introducidos por el usuario

• Nombre, razón social o denominación comercial.
• NIF/CIF/NIE.
• Dirección, teléfono, email y datos de contacto.
• Datos incluidos en presupuestos, facturas, gastos, albaranes, notas, documentos o comunicaciones.

4.4. Datos económicos, fiscales y documentales

• Presupuestos, facturas emitidas, facturas recibidas, gastos, importes, impuestos y conceptos.
• Fechas de emisión, vencimientos, estados de cobro o pago.
• Informes, resúmenes, estadísticas y datos de gestión.
• Documentos, archivos, logos, PDFs u otros ficheros cargados o generados por el usuario.
• Registros fiscales internos, huellas, hashes, códigos QR o información técnica relacionada con cumplimiento fiscal cuando exista.

4.5. Datos de pago y suscripción

• Plan contratado, estado de suscripción, periodo de prueba, fecha de alta, renovación o cancelación.
• Identificadores técnicos de pasarelas de pago, como Stripe customer ID, subscription ID, invoice ID o payment intent ID.
• Datos de facturación emitida por ObrAsist al suscriptor.
• Información parcial o técnica sobre pagos, sin almacenar el número completo de tarjeta cuando el pago sea gestionado directamente por Stripe u otro proveedor externo.

4.6. Datos técnicos, seguridad, navegación y analítica

• Dirección IP y datos aproximados de ubicación derivados de ella.
• Identificadores de sesión y, cuando exista consentimiento, identificadores analíticos como el identificador de cliente de Google Analytics.
• Navegador, dispositivo, sistema operativo, idioma, resolución de pantalla y datos técnicos similares.
• URL visitada, página de procedencia, título de página, fecha, hora, duración aproximada de la sesión e interacciones con la landing, como visitas de página o clics en botones.
• Logs de acceso, errores, eventos de seguridad, actividad de usuario y auditoría interna.
• Cookies u otras tecnologías similares, conforme a la Política de cookies.

Los datos de analítica de la landing solo se recogerán cuando el usuario haya aceptado expresamente las cookies analíticas. Si las rechaza o retira su consentimiento, Google Tag Manager y Google Analytics 4 no se cargarán desde la landing.

4.7. Datos tratados mediante funcionalidades de inteligencia artificial

• Textos introducidos por el usuario para generar presupuestos, partidas, conceptos, facturas o documentos.
• Audios, transcripciones o dictados cuando el usuario utilice funciones de voz.
• Información necesaria para procesar solicitudes de IA, aplicar límites de uso, evitar abusos y mejorar la seguridad del servicio.
• Metadatos técnicos, contadores de uso, tokens o registros asociados a la utilización de la IA.

4.8. Datos de gestorías, partners y colaboradores

• Datos identificativos y de contacto de gestorías, asesorías o partners.
• Usuarios vinculados a una gestoría o partner.
• Empresas vinculadas, estados de autorización, fechas de vinculación o desvinculación.
• Información necesaria para gestionar comisiones, invitaciones, referencias comerciales o acuerdos de colaboración.
• Logs de acceso y actividad realizada sobre empresas vinculadas.

5. Finalidades del tratamiento y base jurídica

6. Datos tratados por cuenta de los clientes

Cuando una empresa usuaria introduce en ObrAsist datos personales de sus clientes, proveedores, trabajadores, contactos, representantes, colaboradores u otros terceros, dicha empresa usuaria actúa como responsable del tratamiento respecto de esos datos.

En estos casos, ObrAsist tratará dichos datos como encargado del tratamiento, únicamente para prestar el servicio contratado, siguiendo las instrucciones documentadas del cliente y conforme al contrato de encargo de tratamiento aplicable.

La empresa usuaria garantiza que dispone de una base jurídica válida para introducir y tratar esos datos en ObrAsist, que ha informado a los interesados cuando sea necesario y que cumple sus propias obligaciones como responsable del tratamiento.

7. Gestorías, asesorías y partners

ObrAsist puede permitir que una empresa usuaria vincule su cuenta con una gestoría, asesoría, partner o colaborador autorizado, para facilitar la consulta de información, revisión de facturas, seguimiento fiscal, control documental o prestación de servicios profesionales externos.

La vinculación con una gestoría o partner podrá permitir el acceso a datos de empresa, facturas emitidas, facturas recibidas, gastos, clientes, proveedores, resúmenes fiscales y otra información necesaria para la finalidad autorizada.

La empresa usuaria será responsable de autorizar, mantener o revocar dicha vinculación. La gestoría o partner deberá utilizar los datos exclusivamente para la finalidad autorizada, mantener la confidencialidad y cumplir la normativa de protección de datos que le resulte aplicable.

ObrAsist podrá registrar evidencias de vinculación, fecha de autorización, estado de la relación, actividad realizada, accesos y eventos relevantes, con la finalidad de garantizar seguridad, trazabilidad y correcta prestación del servicio.

En caso de existir un programa de partners o comisiones, ObrAsist podrá tratar los datos necesarios para gestionar referencias comerciales, empresas vinculadas, comisiones devengadas, liquidaciones, facturación y control antifraude.

8. Inteligencia artificial, automatizaciones y revisión humana

ObrAsist puede integrar servicios de inteligencia artificial para ayudar al usuario a generar partidas, redactar conceptos, estructurar presupuestos, generar facturas, transcribir audio, revisar información, detectar incoherencias o asistir en tareas de gestión.

El usuario debe evitar introducir en las funcionalidades de inteligencia artificial datos especialmente sensibles, información innecesaria o datos de terceros que no sean relevantes para la finalidad perseguida.

Los resultados generados por inteligencia artificial pueden ser incompletos, inexactos o no adaptarse plenamente al caso concreto. El usuario debe revisar siempre los resultados antes de incorporarlos a documentos, enviarlos a terceros o tomar decisiones basadas en ellos.

Cuando sea necesario para prestar la funcionalidad, los datos introducidos podrán ser enviados a proveedores tecnológicos de IA. ObrAsist adoptará medidas razonables para limitar la información enviada, aplicar controles de seguridad, registrar usos y configurar el servicio conforme a la normativa aplicable.

9. Pasarelas de pago y facturación

ObrAsist puede utilizar proveedores externos de pago, como Stripe u otros equivalentes, para gestionar suscripciones, cobros, renovaciones, cancelaciones, facturas, impuestos o métodos de pago.

En estos casos, determinados datos identificativos, de contacto, facturación, suscripción o transacción podrán ser comunicados al proveedor de pagos para ejecutar el contrato y gestionar el cobro.

ObrAsist no almacena el número completo de tarjeta bancaria cuando el pago es procesado directamente por el proveedor externo. El tratamiento de datos por parte del proveedor de pago se regirá también por sus propias condiciones y políticas de privacidad.

10. Comunicaciones

ObrAsist podrá enviar al usuario comunicaciones necesarias para la prestación del servicio, incluyendo emails de bienvenida, verificación, recuperación de contraseña, soporte, avisos técnicos, cambios legales, facturas, información de suscripción, pago fallido, renovación, cancelación o incidencias de seguridad.

Estas comunicaciones son necesarias para la correcta prestación del servicio y no tienen carácter comercial cuando se limiten a información operativa, contractual, legal, técnica o de seguridad.

Las comunicaciones comerciales, promociones, novedades, campañas o información no imprescindible para el servicio se enviarán conforme a la normativa aplicable y, cuando corresponda, con base en el consentimiento del usuario. El usuario podrá retirar su consentimiento o darse de baja de dichas comunicaciones en cualquier momento.

11. Plazo de conservación

Los datos personales se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir la finalidad para la que fueron recabados y mientras exista una relación contractual, precontractual, legal o de interés legítimo que justifique su tratamiento.

En particular:

• Los datos de cuenta se conservarán mientras la cuenta permanezca activa y, posteriormente, durante los plazos necesarios para atender responsabilidades legales o contractuales.
• Los datos de facturación, cobros y documentación contable o fiscal se conservarán durante los plazos exigidos por la normativa fiscal, mercantil y contable aplicable.
• Los datos introducidos por el cliente en la plataforma se conservarán mientras mantenga activo el servicio, salvo solicitud de supresión, exportación o eliminación conforme a las condiciones aplicables y los límites legales.
• Los logs técnicos y de seguridad se conservarán durante el plazo necesario para garantizar la seguridad, prevenir abusos, investigar incidencias y cumplir obligaciones legales.
• Los datos de comunicaciones comerciales se conservarán hasta que el usuario retire su consentimiento o se oponga al tratamiento cuando proceda.
• Los datos enviados mediante el formulario de contacto se conservarán durante el tiempo necesario para atender la solicitud y, posteriormente, durante los plazos necesarios para atender posibles responsabilidades. Cuando la consulta derive en una relación contractual, podrán incorporarse al expediente del cliente.
• Los datos analíticos se conservarán conforme a la configuración vigente de Google Analytics 4 y a los plazos indicados en la Política de cookies, sin perjuicio de que el usuario pueda retirar antes su consentimiento y eliminar las cookies desde su navegador.
• Los datos vinculados a gestorías, partners o comisiones se conservarán durante la relación contractual y, posteriormente, durante los plazos necesarios para atender obligaciones legales, fiscales o posibles reclamaciones.

Cuando los datos ya no sean necesarios, podrán ser bloqueados durante los plazos legales de prescripción antes de su supresión definitiva.

12. Destinatarios de los datos

Los datos podrán ser comunicados o accesibles a las siguientes categorías de destinatarios, cuando sea necesario y exista base jurídica suficiente:

• Proveedores de hosting, servidores, almacenamiento, copias de seguridad y mantenimiento técnico.
• Proveedores de correo electrónico transaccional o comunicaciones.
• Google, como proveedor de Google Tag Manager y Google Analytics 4, únicamente cuando el usuario haya consentido las cookies analíticas.
• Proveedores de pago y gestión de suscripciones.
• Proveedores de generación de documentos, PDFs, almacenamiento o servicios técnicos auxiliares.
• Proveedores de inteligencia artificial, transcripción, OCR o automatización cuando se utilicen dichas funcionalidades.
• Gestorías, asesorías, partners o colaboradores autorizados por la empresa usuaria.
• Administraciones públicas, juzgados, tribunales, fuerzas y cuerpos de seguridad o autoridades competentes cuando exista obligación legal.
• Profesionales externos necesarios para la defensa de derechos, cumplimiento legal, auditoría, asesoría o soporte especializado.

La relación concreta de proveedores tecnológicos y subencargados podrá actualizarse en función de la evolución del servicio. Entre los proveedores actualmente previstos o habituales para la prestación del servicio pueden encontrarse proveedores de hosting, correo electrónico, pasarela de pago, inteligencia artificial, generación de documentos y herramientas técnicas auxiliares. El usuario podrá solicitar información adicional escribiendo a info@obrasist.com.

ObrAsist no vende datos personales de usuarios a terceros.

13. Transferencias internacionales

Algunos proveedores tecnológicos utilizados por ObrAsist pueden estar ubicados fuera del Espacio Económico Europeo o tratar datos desde países que no ofrecen un nivel de protección equivalente.

Cuando se produzcan transferencias internacionales de datos, ObrAsist adoptará las garantías adecuadas exigidas por la normativa aplicable, tales como decisiones de adecuación, cláusulas contractuales tipo, medidas complementarias u otros mecanismos legalmente admitidos.

El usuario puede solicitar información adicional sobre las garantías aplicadas escribiendo a info@obrasist.com.

14. Seguridad de la información

ObrAsist aplica medidas técnicas y organizativas razonables para proteger los datos personales frente a destrucción, pérdida, alteración, acceso no autorizado, divulgación indebida o tratamiento ilícito.

Entre otras medidas, la plataforma puede aplicar:

• Cifrado de comunicaciones mediante HTTPS.
• Contraseñas almacenadas mediante hash seguro.
• Control de acceso por usuario, empresa y rol.
• Separación lógica de datos por empresa.
• Logs de actividad, acceso y eventos relevantes.
• Copias de seguridad y medidas de recuperación.
• Limitaciones de uso y controles contra abuso en funcionalidades de IA.
• Restricción de acceso a zonas internas, configuración y datos sensibles.

No obstante, ningún sistema puede garantizar una seguridad absoluta. El usuario debe colaborar manteniendo la confidencialidad de sus credenciales, usando contraseñas seguras, cerrando sesión en dispositivos compartidos y notificando cualquier sospecha de acceso no autorizado.

15. Derechos de las personas interesadas

Las personas interesadas pueden ejercer los siguientes derechos, en los términos previstos por la normativa aplicable:

• Acceso: conocer qué datos personales se tratan.
• Rectificación: solicitar la corrección de datos inexactos o incompletos.
• Supresión: solicitar la eliminación de datos cuando proceda.
• Oposición: oponerse a determinados tratamientos basados en interés legítimo.
• Limitación: solicitar la limitación del tratamiento en determinados supuestos.
• Portabilidad: recibir los datos en formato estructurado cuando sea aplicable.
• Retirada del consentimiento: retirar consentimientos prestados, sin afectar a la licitud del tratamiento previo.
• No ser objeto de decisiones automatizadas: en los supuestos legalmente previstos.

Para ejercer estos derechos, el interesado puede enviar una solicitud a: info@obrasist.com, indicando el derecho que desea ejercer y aportando información suficiente para verificar su identidad.

Cuando la solicitud se refiera a datos tratados por ObrAsist por cuenta de una empresa usuaria, ObrAsist podrá remitir la solicitud a dicha empresa para que la atienda como responsable del tratamiento, salvo que corresponda actuar directamente conforme a la normativa aplicable.

Asimismo, el interesado puede presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos si considera que el tratamiento de sus datos no se ajusta a la normativa aplicable.

16. Datos de menores

ObrAsist está dirigido a profesionales, autónomos, empresas, gestorías y usuarios que actúan en el marco de una actividad económica o profesional. No está dirigido a menores de edad.

Si ObrAsist detecta que se han proporcionado datos de menores sin base legítima suficiente, podrá adoptar las medidas necesarias para su eliminación o bloqueo.

17. Cookies, Google Tag Manager y Google Analytics 4

La landing utiliza una cookie técnica propia, obrasist_cookie_consent, para recordar la elección del usuario sobre las cookies. Esta cookie es necesaria para conservar la preferencia y evitar que el banner se muestre de nuevo en cada visita.

Cuando el usuario acepta las cookies analíticas, la landing carga Google Tag Manager (GTM-5NFCH2R5) y, a través de este, Google Analytics 4 (G-1BR2MQVMQG). Google Analytics puede instalar cookies como _ga y _ga_<identificador> y tratar datos técnicos, identificadores online e información sobre la navegación e interacción con la página.

La finalidad es obtener estadísticas agregadas sobre visitas, sesiones, dispositivos, páginas vistas y acciones realizadas en la landing para evaluar su rendimiento y mejorarla. La base jurídica es el consentimiento del usuario.

Si el usuario rechaza o desactiva las cookies analíticas, la landing no carga Google Tag Manager ni Google Analytics 4. El consentimiento puede retirarse en cualquier momento desde el enlace Configurar cookies.

La información detallada sobre cookies, duración, proveedores y configuración se encuentra en la Política de cookies.

18. Veracidad y actualización de los datos

El usuario garantiza que los datos facilitados a ObrAsist son veraces, exactos, completos y actualizados. El usuario será responsable de cualquier daño, perjuicio o incidencia derivada de datos falsos, inexactos o desactualizados.

El usuario puede actualizar los datos de empresa y facturación desde la configuración de la plataforma. El email de acceso/login podrá estar sujeto a un procedimiento específico de modificación o verificación.

19. Cambios en esta política

ObrAsist podrá modificar esta política de privacidad para adaptarla a cambios legales, técnicos, operativos, comerciales, jurisprudenciales o de funcionamiento de la plataforma.

La versión vigente será la publicada en cada momento en esta página. Cuando los cambios sean relevantes, ObrAsist podrá comunicarlo mediante aviso visible, correo electrónico, notificación interna o cualquier otro medio razonable.

20. Contacto en materia de privacidad

Para cualquier consulta relacionada con esta política de privacidad o con el tratamiento de datos personales, el usuario puede contactar mediante:

• Email general: info@obrasist.com
• Email de soporte: soporte@obrasist.com
• Dirección postal: Ctra. de Barcelona, 290, 08210 Barberà del Vallès, Barcelona, España.